Es ist gar nicht so einfach, die richtige Telefonanlage zu finden. Oder vielleicht doch? Wenn man nämlich weiß, worauf es einem ankommt, wieviele Nebenstellen bereitstehen sollten und wie sehr intuitiv die Anlagenbedienung sein sollte, findet man sich schnell zurecht. Oder hat zumindest einen Anfang – für den Rest zeigen wir Ihnen gerna, worauf es ankommt.

So setzen Sie die Prioritäten für Ihre Telefonanlage:

Es darf nicht so teuer sein, ohne an Flexibilität und Funtkionsumfang einbüßen zu müssen? Dann haben wir schon einmal den ersten Punkt: Preis-Leistungsverhältnis. Doch wo können Abstriche zu Gunsten des Preises gemacht werden und wo sollte eher auf Funktionalität statt auf Geld geachtet werden? Oder geht auch beides?

Folgende Fragen sollten Sie vor dem Kauf einer Telefonanlage stellen:

Leitungsanzahl und Anzahl der Nebenstellen – wieviel benötigen Sie ungefähr?

Die Zahl Ihrer Mitarbeiter:innen sagt schon einmal ungefähr, auf wie viele Leitungen Sie angewiesen sind. Wieviele Gespräche führen Ihre Mitarbeiter:innen und Sie gleichzeitig? Ist Ihr Unternehmen eher groß oder eher klein? Wenn Sie unsicher sind und/oder lieber flexibel bleiben möchten, achten Sie bitte drauf, eine Telefonanlage auszuwählen, bei der Sie die Anzahl der Nebenstellen problemlos erweitern können. So können Sie auch auf Personalzuwachs selbstständig reagieren.

Welche Funktionen sind Ihnen wichtig?

Als Standart gelten folgende Funktionen:

• Telefonbücher
• Anrufbeantworter
• Anrufaufzeichnungen
• Voicemail
• Konferenzräume
• Anklopfen
• Parken
• Anruflisten
• Rufweiterleitungen
• Anbindung von Endgeräten wie Smartphones

Einige Telefonanlagen unterstützen zusätzlich auch noch folgende Features:

• Wartemusik
• Warteschleifen
• Interactive Voice Response (IVR)
• Call Flow Editor
• Video-Telefonie

Weniger häufig werden folgende Funktionen integriert:

• Chat-Dienste/Instant-Messaging
• Weckrufe

Welche integrierten Services sind Ihnen wichtig?

Fast jede Telefonanlage bekommt regelmäßig Updates. Bei manchen Telefonanlagen-Anbietern sind diese kostenlos oder kostenpflichtig. Manche Features müssen auch erst nach einer Probezeit bezahlt werden, sind beispielsweise für die ersten 3 bis 24 Monate kostenlos. Bei IP-Telefonanlagen spielt immer mehr das Abo-Modell eine Rolle.

Welche Art von Anlage bevorzugen Sie: Hardware, Software, Cloud?

Eigentlich sollte man sich diese Frage bereits zu Beginn stellen, aber manchmal engt man sich dann damit zu sehr ein. Setzt man beispielsweise auf eine Hardware-Lösung, würde man eine Lösung aus der Cloud, die mitunter viel flexibler und einfacher zu bedienen ist, gar keine Chance mehr geben. Welche Vor- und Nachteile es hier gibt, haben wir bereits zusammengefasst!

Welcher Telefonanlagen-Anbieter soll es eigentlich sein?

Hat Ihr Telefonie-Anbieter eine Anlage im Angebot oder möchten Sie bei Ihrem herkömmlichen Anbieter bleiben? Gibt es vielleicht günstigere oder flexibilere Anbieter, von denen Sie bereits gehört haben und deren Angebote Sie durchaus einmal anschauen würden? Dann haben wir hier alle Telefonanlagen-Anbieter auf einen Blick für Sie!

Eine ausgewogene Informationssammlung finden Sie auch hier.