Telefonanlagen-Anbieter bestücken Ihre Produkte mit zahlreichen Features. Wir haben Ihnen hier einmal zehn wichtige Funktionen zusammengestellt, die Sie für eine komplikationsfreie und einfach bedienbare Telefonie brauchen könnten.

PIN-geschützte Konferenzräume

Telefonische Konferenzräume sollten so konzipiert sein, dass wirklich nur die Menschen teilnehmen, die auch teilnehmen sollen (Stichwort Sicherheit!). So gibt es für (IP-)Telefonanlagen auch die Funktione, mit mehreren Personen in einem PIN-geschützen Telefonat gleichzeitig zu sprechen.

TAPI-Schnittstelle

Stellen Telefonanlagen-Anbieter TAPI-Schnittstellen bereit, so können Rufnummern direkt aus den Programmen, mit denen Sie arbeiten, gewählt werden. Beispielsweise können Sie so Telefonate aus dem E-Mail-Programm Outlook tätgien. Nach dem Klick wird Ihr Telefon klingeln und der Anruf startet sich, sobald Sie abgehoben haben automatisch.

Besetztlampenfeld (BLF)

Anhand der leuchtenden Lampenfelder auf Ihrem Tischtelefon können Sie ganz leicht erkennen, ob und welche:r Mitarbeiter:in sich aktuell in einem Gespräch befindet.

Rufweiterleitung (Call Forwarding)

Mit dieser Funktion wird ein Anrufe weitergeleitet, sobald Sie Ihn selbst nicht annehmen können. Sie legen dabei aber fest, wann dieser Zeitpunkt ist und an welche Rufnummer der Anrufende weitergeleitet werden soll. Falls auch diese Leitung besetzt ist, kann, wenn möglich, eine Warteschleife oder auf den Anrufbeantworter geleitet werden. Hier ist es sinnvoll, den Anrufenden darüber zu informieren, wie lang die Wartezeit ist (bspw. in einem Call Center) oder wie die Öffnungszeiten des angerufenen Unternehmens gestaltet sind.

Warteschleifen

Wenn Sie in eine Warteschleife geleitet werden, möchten Sie sicher auch nicht nur den nervigen Anrufton hören, oder? Richten Sie daher für Ihre Kund:innen per Klick eine Warteschleife ein, die sie freundlich empfängt, Öffnungszeiten durchgibt oder interessante News zum Vertriebsprodukt schildert. So machen Sie die Wartezeit mit einem Klick für Anrufende ein wenig erträglicher.

Intuitives Bedienkonzept

Eine Telefonanlage intuitiv bedienen zu können, ist zwar nicht direkt eine Funktion, es erleichtert allerdings die Arbeit mit der gewählten Hard- oder Software enorm. Ist Ihre Telefonanlage einfach zu bedienen, können auch Menschen mit weniger Ahnung von der Technik die Anlage schnell und sicher konfigurieren. Somit können Mitarbeitende selbst entscheiden, wann und wo ihr Endgerät konfiguriert wird.

Telefonanalgen-Zugänge für Mitarbeiter:innen

Manche Telefonanlagen bieten die Möglichkeit, dass Mitarbeiter:innen bestimmte Nebenstellen und Endgeräte mittels eigenem Zugang selbstständig verwalten können. Das hat den großen Vorteil, dass nicht bei jeder Rufweiterleitungseinstellung ein extra Administrator gerufen werden muss. Ist dieses Feature gewünscht, hält man am besten Ausschau nach einer intuitiv bedienbaren Telefonanlage. Die Cloud Telefonanlage von easybell beispielsweise hat einen „OfficeDesk“, mit dem Mitarbeiter:innen Rufweiterleitungen, Feierabendschalter und Anrufbeantworter selbst konfigurieren oder auch Faxe und SMS schicken können.

Parallelruf

Mit der Parallelruf-Funktion sind Sie auch unterwegs über Ihre Bürorufnummer erreichbar. Binden Sie einfach externe Telefone wie zum Beispiel Ihr Handy in die Telefonanlage ein. Wenn nun ein Anruf auf Ihre Nebenstelle eingeht, so klingelt sowohl Ihr Büro- als auch Ihr Mobiltelefon.

Feierabendschalter

Den Feierabendschalter zu aktivieren, gehört wohl nicht zu den schlechtesten Funktionen. Sofern die Telefonanlage dieses Feature unterstützt, können Sie den Feierabendschalter ganz einfach für Ihre Nebenstelle einrichten. Am besten wählen Sie dann eine Rufweiterleitung oder einen Anrufbeantworter, damit etwaige Anrufe nicht verloren gehen.

ACS – Autoprovisionierung

Endgeräte wie IP-Telefone können dank ACS mit der Telefonanlage verbunden und so konfiguriert werden, auch wenn sie nicht vom gleichen Anbieter sind. Das spart in jedem Fall Zeit bei der Einrichtung.

Weitere Informationen zum Thema „Featureset einer Telefonanlage“ finden Sie auch hier.